Als ondernemer ben je constant op reis. Een reis die gekenmerkt wordt door groei, uitdagingen en soms zelfs crises. Het is een complex proces waarbij je voortdurend moet balanceren tussen het streven naar groei en het omgaan met tegenslagen. In deze blog zullen we verkennen hoe je als ambitieus bedrijf kunt omgaan met zowel het opschalen als het terugschalen van je activiteiten, met behulp van modellen die de complexiteit van deze processen begrijpelijk maken.
De fases van groei, of terugschakeling: Het Greiner Model
Elke onderneming doorloopt verschillende groeifasen, zoals beschreven in het Greiner Model. Van de pioniersfase tot aan de consolidatiefase, elke fase brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Soms gaat groei echter gepaard met crisissen, waarbij er moeilijke keuzes gemaakt moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin je bedrijf te snel groeit en de structuur niet kan bijbenen, of wanneer externe factoren dwingen tot een noodzakelijke krimp. Je kan dus ook van de weg omhoog weer terug moeten bewegen naar een eerdere fase (scaling down).
Het Knoster Model
Wanneer een bedrijf geconfronteerd wordt met verandering, is een gestructureerde aanpak essentieel. Het veranderingsmodel van Knoster biedt hierbij een waardevol kader. Door te focussen op strategie, structuur, leiderschap, cultuur, mensen en middelen, helpt dit model bij het begrijpen en beheren van veranderingen binnen een organisatie.
Wat heeft het Knoster model te maken met Scaling up?
Om de principes van Knoster goed uit te voeren en dus verandering in goede banen te leiden, kun je juist gebruikmaken van de Scaling Up methode van Verne en Harnish. Deze combinatie biedt concrete tools en processen om groei te faciliteren en effectief om te gaan met veranderingen binnen een organisatie. Zo voorkom je dus verwarring, chaos, weerstand, ongerustheid, frustratie en een gevoel van nutteloosheid binnen het team. Scaling up zorgt tijdens een ingrijpende verandering juist voor helderheid, beheersing, vooruitgang en draagkracht.
Hierbij geven we een aantal voorbeelden waarin Scaling Up bijdraagt aan een succesvolle verandering strategie.
Strategie = Back to the One Page Strategic Plan
Een voorbeeld scenario: je bedrijf wordt geconfronteerd met een economische crisis. Het is essentieel om snel te reageren en de focus te leggen op de meest waardevolle activiteiten. Gebruik het One Page Strategic Plan om een heldere strategische richting te communiceren en te volgen, zelfs tijdens crisissituaties. Dit helpt bij het prioriteren van middelen en het stellen van realistische doelen. In plaats van te kiezen voor de stress stand, ga terug naar de tekentafel.
Structuur = Extra aandacht voor duidelijke rollen en een strak overlegritme.
Hoe doe je dit? Pas de organisatiestructuur aan om snel te kunnen reageren op veranderende omstandigheden. Creëer bijvoorbeeld multidisciplinaire teams (who does what and when?) en een strak overlegritme om beslissingen te nemen en processen te optimaliseren. Hierdoor kun je wendbaar blijven en efficiënter opereren, zelfs tijdens een krimpfase. Een goede structuur en routine geeft je op momenten van crisis juist de ruimte.
Leiderschap en cultuur = creëer (opnieuw) accountability
Bij het omgaan met verandering is leiderschap cruciaal. Zorg voor een cultuur van accountability waarin teamleden verantwoordelijkheid nemen voor hun acties en beslissingen. Empower je team om zelfstandig problemen op te lossen en innovatieve oplossingen te vinden. Dit stimuleert betrokkenheid en veerkracht binnen de organisatie. Dit doe je door een goed voorbeeld te geven en een duidelijke (nieuwe) stip op de horizon te zetten. Creëer een nieuw thema, waarin men positief naar de zaken blijft kijken en ook betrokken blijft.
Mensen = blijf goed samenwerken met je A-spelers
Bij het opschalen of terugschalen van activiteiten is het belangrijk om aandacht te besteden aan je team. Werk met A-spelers die gemotiveerd zijn om te groeien en verandering te omarmen, zelfs in uitdagende tijden. Investeer in hun ontwikkeling door training en coaching aan te bieden, zodat ze optimaal kunnen presteren en bijdragen aan het succes van de organisatie. Betrek hen erbij want net zoals groei zullen zij ook jouw crisis tot een goed einde moeten managen.
Middelen = plan kostenbeheersing en verander budget
Zorg voor voldoende financiële middelen om de verandering door te komen. Dat klinkt misschien gek, maar in vele gevallen kost een verandering eerst geld voordat het iets oplevert. Stel je moet mensen laten gaan, dan kan dit geld kosten, maar later juist meer efficiency creëren en kosten besparen. Denk hier dus goed over na.
Resultaten = meten en analyseren (feedback)
Meet en analyseer relevante metrics om de voortgang te volgen en tijdig aanpassingen te kunnen maken. Stel duidelijke doelen en KPI’s die gericht zijn op groei, efficiëntie en klanttevredenheid. Gebruik deze inzichten om te leren van successen en mislukkingen, en om continue verbetering te stimuleren binnen de organisatie. Denk hier bijvoorbeeld aan duidelijke doelstellingen om kosten te beheersen tijdens het krimpen. Kun je bijvoorbeeld je brutomarge verhogen naar XX% door je kostprijs te verlagen? Zijn er andere kosten die niet bijdragen? Identificeer en elimineer verspillingen in processen en investeer zoveel mogelijk in activiteiten die waarde toevoegen aan de organisatie. Dit helpt bij het optimaliseren van de operationele efficiëntie en het behouden van financiële stabiliteit. Kleine note: zorg wel dat je cultuur in orde blijft en betrek je A-spelers. Zij moeten altijd blijven begrijpen waarom je de zaken doet die je doet.
Conclusie
Het pad van ondernemerschap zit vol met uitdagingen en veranderingen, maar met de juiste benadering kunnen deze uitdagingen worden omgezet in kansen. Door het combineren van het veranderingsmodel van Knoster met de praktische tools van de Scaling Up methode, kunnen ondernemers effectief navigeren door zowel de groeifasen als de crisissen die ze onderweg tegenkomen. Onthoud: in elke crisis schuilt een kans voor groei en verbetering.
Het mooie van deze Knoster/Verne combinatie is dat het echt twee kanten op vloeit. Scaling up helpt dus feitelijk ook om een verandering (crisis of scaling down situatie) succesvol te doorstaan.
